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Un plan de gestion du changement personnalisé, comprenant une évaluation de la préparation, un programme d'apprentissage en ligne et l'implication d'utilisateurs précoces, a assuré une migration réussie vers Google Workspace.
Fondée en 1996 à Amsterdam, Booking.com est passée d'une petite startup néerlandaise à un leader mondial du voyage numérique. Sa mission est de permettre à chacun de découvrir le monde plus facilement.
La première étape a été un lancement pour la gestion du changement. Cela comprenait un atelier pour l'évaluation initiale et la planification de la mise en œuvre. L'objectif était de clarifier les attentes et le rôle de toutes les personnes impliquées dans le projet. Qodea a eu des discussions avec les principales parties prenantes de l'entreprise pour mieux comprendre l'organisation et ainsi élaborer un plan de gestion du changement approprié.
Aaron Pottock, Senior Manager IT Services & Operations chez Booking.com : « Qodea a présenté une approche très structurée de notre problème, qui tenait pleinement compte de l'expérience des employés. C'était exactement ce que nous avions en tête. »
Après le lancement, Qodea a élaboré un plan de gestion du changement sur mesure pour Booking.com, comprenant une évaluation de la préparation, un apprentissage en ligne et l'implication d'utilisateurs précoces pour favoriser l'adoption de Google Workspace par les utilisateurs.
Pour l'évaluation de la préparation, des enquêtes ont été menées auprès du personnel. Cela a permis aux employés d'exprimer leurs préoccupations éventuelles et a permis d'évaluer la volonté du personnel à effectuer la transition. Plus de 90 % de tous les employés ont indiqué qu'ils étaient prêts à « adopter pleinement Google ».
Le volet e-learning a été développé en collaboration avec Booking.com. Il s'agissait d'un parcours de formation obligatoire que les employés pouvaient suivre à leur propre rythme. La formation visait à s'assurer que les employés comprennent toutes les fonctionnalités de Google Workspace et voient la valeur de la façon dont ils peuvent mieux collaborer.
70 employés ont été désignés comme premiers utilisateurs internes pour agir en tant que « Guides Google ». Ils ont été déployés dans pratiquement tous les services de Booking.com. Ces professionnels étaient très compétents dans l'utilisation de Google Workspace et étaient prêts à fournir un soutien dès la mise en service de la solution.
Un certain nombre d'utilisateurs précoces ont participé volontairement à un premier essai. « Ils ont reçu énormément de questions de la part des utilisateurs et des personnes qui soumettent des tickets d'incident. Selon nous, c'est exactement ce qu'est l'adoption précoce », déclare Cesca Ashcroft, Senior Change Manager chez Qodea.
Le matin du lancement mondial, l'équipe de Qodea était prête à résoudre tout problème éventuel. Cependant, elle a été accueillie par un silence rassurant. "À l'exception de quelques questions d'utilisateurs sur des fonctionnalités qui n'avaient pas encore été abordées lors de la formation, personne n'avait besoin d'aide", déclare Cesca. "Le premier jour s'est déroulé aussi bien que prévu, sans aucune interruption."
En repensant au projet, Aaron déclare : "La transition vers Google Workspace a été un succès. Nos collègues collaborent désormais plus étroitement que jamais. Qodea a fait un excellent travail et nous prévoyons de collaborer à nouveau sur un nouveau projet dans un avenir proche."
Aaron Pottock, Senior Manager IT Services & Operations
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