Change Management helpt Booking.com om all-in te gaan met Google Workspace

Een op maat gemaakt change management plan bestaande uit een gereedheidsonderzoek, e-learning en de inzet van early adopters zorgde voor  een succesvolle migratie naar Google Workspace.

De uitdaging

Het in 1996 in Amsterdam opgerichte Booking.com is van een kleine Nederlandse startup uitgegroeid tot een wereldwijd toonaangevend digitaal reisbedrijf. Zijn missie is om het voor iedereen gemakkelijker te maken om de wereld te beleven.

De oplossing

Change Management om all-in te gaan met Google

De eerste stap was een kick-off voor verandermanagement. Dit omvatte een workshop voor de aanvankelijke evaluatie en implementatieplanning. Het doel hiervan was om de verwachtingen en rol van alle betrokkenen binnen het project duidelijk te maken. Qodea voerde gesprekken met belangrijkste zakelijke stakeholders om beter inzicht te krijgen in de organisatie, zodat het een passend plan voor verandermanagement kon opstellen.

Aaron Pottock, senior manager IT Services & Operations bij Booking.com: “Qodea kwam met een zeer gestructureerde aanpak van ons probleem voor de dag die optimaal rekening hield met de werknemerservaring. Dat was precies wat we voor ogen hadden.”

Na de kick-off stelde Qodea een op maat gemaakt change management plan op voor Booking.com, bestaande uit een gereedheidsonderzoek, e-learning en de inzet van early adopters ter bevordering van de gebruikersacceptatie van Google Workspace.

Voor het gereedheidsonderzoek werden enquêtes onder het personeel gehouden. Dit bood werknemers de kans om eventuele zorgen te uiten en maakte het mogelijk om te peilen wat de gereedheid was onder het personeel om de overstap te maken.  Ruim 90% van alle werknemers gaf aan klaar te zijn om “all-in te gaan met Google".

Het e-learningcomponent werd ontwikkeld in samenwerking met Booking.com. Het ging om een verplicht trainingstraject dat werknemers op eigen tempo konden afleggen. De training had als doel om ervoor te zorgen dat de werknemers alle functies van Google Workspace begrijpen en daarnaast de waarde inzien van hoe ze zo beter samen kunnen werken.

70 werknemers werden als interne early adopters aangewezen om als ‘Google Guides’ op te treden. Zij werden in vrijwel elk bedrijfsonderdeel van Booking.com ingezet. Deze professionals waren uiterst vaardig in het gebruik van Google Workspace en stonden paraat om ondersteuning te  te bieden zodra de oplossing live ging.

Een aantal early adopters hielpen vrijwillig mee tijdens een eerste proefronde. “Ze kregen enorm veel vragen van gebruikers en mensen die trouble tickets indienen. Naar ons mening is dat precies waar early adoption om draait”, zegt Cesca Ashcroft, senior change manager bij Qodea.

Het moment suprême

Op de ochtend van de wereldwijde go live stond het team van Qodea klaar om eventuele problemen op te vangen. Het werd echter met een geruststellende stilte begroet. “Met uitzondering van een paar vragen van gebruikers over functies die nog niet tijdens de training aan bod waren gekomen had niemand hulp nodig”, zegt Cesca. “De eerste dag verliep alles zo soepel als was bedoeld, zonder enige onderbrekingen.”

Terugkijkend op het project zegt Aaron: “De overstap naar Google Workspace is een succes gebleken. Onze collega’s werken nu nauwer samen dan ooit tevoren. Qodea heeft uitstekend werk verricht, en we zijn van plan om in de nabije toekomst weer samen te werken aan een nieuw project.”