Waarom Visma | ProActive efficiënter kan werken door Google

De klant

Visma | ProActive is een Haarlems bedrijf dat al bijna 25 jaar software ontwikkelt voor online uitgavenbeheer. Hun volledig op SaaS-gebaseerde software-oplossing Spend Cloud, stelt organisaties in staat hun purchase-to-pay processen te managen en te verbeteren. Ze kunnen hiermee de inkoop-, contractmanagement-, factuurverwerkings- en declaratieprocessen optimaliseren door handmatige processen te digitaliseren en automatiseren. Op deze manier hebben medewerkers meer tijd om zich te focussen op hun kerntaken.

Vandaag de dag maken meer dan 1000 bedrijven gebruik van de Spend Cloud, zowel in de zorg-, onderwijs- en non-profitsector als in het bedrijfsleven.

Moederbedrijf Visma maakte een aantal jaren geleden de overstap naar Google. Met een verandering als deze wilden zij samenwerken met een expert die het personeel zou helpen om slimmer te werken. Ze kwamen uit bij CTS. Alle bedrijven die onder Visma vallen hebben zelf de ruimte om de keuze te maken of en hoe ze Google inzetten in hun organisatie. Visma | ProActive besloot om de mogelijkheden van Google en de samenwerking met CTS volledig te benutten.

Kubernetes

Cloud SQL

Why Visma | ProActive Chose Google Cloud

Dirk Bonenkamp, CTO bij Visma | ProActive, vertelt over de situatie voor deze overstap: “We werkten met een hele grote stapel servers waar onze software op draaide. Die moesten we allemaal zelf onderhouden en dat was een enorme klus. Bovendien was het een gedoe om de capaciteit uit te breiden, terwijl we dit wel nodig hadden. We groeiden (én groeien) namelijk hard. We wilden ons dan ook niet meer focussen op het onderhouden van servers, maar op het ontwikkelen van onze software.”

“De keuze voor Google kwam echt vanuit onze developers; zij moeten er immers elke dag mee gaan werken. Zij hebben dan ook gekeken wat het beste bij hen past. Al snel waren ze overtuigd van het gemak van Google.” _{- Dirk}

Bovendien blijkt er een goede match te zijn tussen Visma | ProActive en Google en zagen ze een samenwerking met CTS wel zitten. Dirk: “We passen als bedrijven goed bij elkaar. Innovatie staat bij ons, net zoals bij Google, hoog in het vaandel. We denken altijd: kan het beter, sneller of slimmer? Daarbij maakt Google veel ‘kant-en-klaar’ producten waardoor wij een nieuwe feature gemakkelijk kunnen inpluggen en er gelijk mee aan de slag kunnen. De drempel om te veranderen en beter te worden is dan ook een stuk lager.”

De oplossing

Ondertussen draait de Spend Cloud volledig op Google Cloud en dit biedt hen verschillende voordelen. Dirk vertelt: “We zijn nu een stuk flexibeler en kunnen bijvoorbeeld makkelijker op- en afschalen. Dat is fijn, want we hebben te maken met pieken in de kantooruren, want dan werken de meeste mensen. Maar ook op de eerste dag van de maand is het druk. Dan worden veel facturen verstuurd en is er twee keer zoveel verkeer. Soms gaat het om wel 70.000 facturen per dag. Het is dan ontzettend fijn dat je eenvoudig kan opschalen en erop kan vertrouwen dat je niet te maken krijgt met downtime.”

Door te werken met de applicaties van Google is Visma | ProActive in staat om een moderne manier van werken aan te meten. Hiervoor moeten zij wel aanpassingen doen in hun werkprocessen. Dirk: “We kunnen nu bijvoorbeeld aanpassingen aan onze software automatiseren en continuous delivery is een stuk eenvoudiger. Waar we voorheen een keer per twee weken nieuwe releases deden, doen we dat nu meerdere keren per dag. Dat bevalt heel goed, maar vereist dus wel een andere manier van hoe developers met elkaar samenwerken.”

Hoe werkt BigQuery?

Data

Visma | ProActive werkt in de breedte met Google Cloud zoals Kubernetes en Cloud SQL. Dirk vertelt hier meer over: “Ook voor ons is data belangrijk. We analyseren onze data in BigQuery. Zo komen we erachter hoe onze klanten ons product gebruiken, maar weten we bijvoorbeeld ook wat de gemiddelde doorlooptijd van een factuur is. In de toekomst willen we meer van deze data delen met onze klanten om ook hen verder te helpen.” Naast Google Cloud werkt heel VISMA met Google Workspace voor optimale samenwerking.

Samenwerking

Na een aantal jaar samenwerken is Dirk zeer tevreden over CTS: “Als er een probleem is, weten we hen goed te vinden en kunnen zij ons goed ondersteunen bij bijvoorbeeld technische vragen. Daarnaast organiseren ze een Google Cloud Forum voor alle Visma-klanten. Hierin kunnen we met elkaar sparren en ervaringen uitwisselen. Ook laat CTS dan alle nieuwe ontwikkelingen zien die voor ons interessant kunnen zijn. Dat is waardevol.”