Travis Perkins plc: een Managed Services succesverhaal

Travis Perkins plc startte een tweejarige Google Workspace managed services samenwerking met Qodea. Dit omvatte een grondige onboarding, een volledige domein health check, een 108-punts security en governance review, trainingen, AppSheet & AppScript ontwikkeling, business transformatie- en licentie optimalisatie workshops.

Het bedrijf

Travis Perkins plc is de grootste Britse leverancier van materialen en apparatuur voor de bouw-, constructie- en woningverbeteringmarkt en exploiteert marktleidende bedrijven, waaronder Travis Perkins Builders' Merchants, Toolstation en een aantal specialisten op het gebied van civiele techniek, verwarming en isolatie, zoals Keyline, BSS en CCF.

Met een jaaromzet van £5 miljard heeft de groep 20.000 collega's in dienst in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en de Benelux (via Toolstation). Het bedrijf heeft een trots erfgoed van meer dan 200 jaar.

De uitdaging

Travis Perkins plc heeft onlangs een strategie gevolgd om de groep te vereenvoudigen en zich te richten op handelsklanten door de kern van het bedrijf te versterken.

Volgens Gemma Mcclure, Google Adoption Lead bij Travis Perkins, waren verschillende vaardigheidsniveaus en begrip van technologie een uitdaging die nu wordt aangepakt. Zei zegt: "sommige collega's gebruikten Google Workspace dag in dag uit, terwijl anderen er slechts een paar keer gebruik van maakten voor administratieve functies".

De oplossing

Travis Perkins plc startte een tweejarige Google Workspace managed services samenwerking met CTS. Dit omvatte een grondige onboarding, een volledige domein health check, een 108-punts security en governance review, trainingen, AppSheet & AppScript ontwikkeling, business transformatie- en licentie optimalisatie workshops.

Luisteren naar het personeel

Ash Smith, Customer Success Lead over de aanpak die Qodea volgde om de juiste oplossing voor Travis Perkins te implementeren: "We voerden een enquête uit na een aantal eerste trainingssessies die op afstand werden gegeven aan nieuwe starters, om zo hun feedback te verzamelen. Deze trainingen werden geïmplementeerd om Travis Perkins te helpen bij het inwerken van nieuwe starters. "

"Er zijn veel mogelijkheden om de manier waarop we werken te veranderen en te verbeteren als we de juiste mentaliteit hebben en bereid zijn om anders te denken. We proberen daarbij de perceptie van "het heeft altijd al zo gewerkt, dus waarom zouden we het veranderen?" te doorbreken, voegt Gemma toe.

Een soepel onboardingsproces

Travis Perkins werkte samen met Qodea om een pakket samen te stellen waarmee ze de omarming van de Google cultuur konden versnellen.

"De onboarding die Qodea verzorgde was ongeëvenaard. We hadden het gevoel dat Qodea echt begreep wat we nodig hadden van een managed service partner, met inbegrip van onze huidige manier van werken en waar we met het bedrijf naar toe wilden", zegt Brett Jackson, Head of Client Services bij Travis Perkins.

Training voor iedereen

Na evaluatie van de gegevens die uit de feedback naar voren kwamen, bleek dat er veel vraag was naar meer training voor Google Workspace. Zo geschiedde. We ontwikkelde een interne Google Workspace training. Het maakt daarbij niet uit of je net aan het begin van je carrière staat of al jaren bij het bedrijf werkt - het staat open voor iedereen.  En met succes! Inmiddels is de interne training binnen Travis Perkins al volgeboekt voor de komende acht maanden.

Gemma legt de doelstellingen van het trainingsprogramma uit: "Het is een volledige dag training, waarin alles over Google Workspace aan bod komt, maar dan op een zeer hoog niveau. Er is wat verwarring rond Shared Drives, dus dit geeft iedereen een beeld van hoe ze Google Workspace dagelijks precies moeten gebruiken."

"Google ontwikkelt zijn producten voortdurend, dus we geven deze trainingen regelmatig om mensen bij te praten over de nieuwe functies, zodat ze het beste rendement uit hun investering blijven halen. We hebben nu meerdere dagen per maand gewijd aan trainingen voor nieuwe starters. We geven daarbij de nieuwste tips en trucs over Google Docs, Sheets, Slides en Sites, zodat het personeel optimaal gebruikmaakt van alle mogelijkheden van Google Workspace. We hebben ook plannen om in de komende weken een algemeen Google Tevredenheidsonderzoek te lanceren, zodat we een holistisch beeld blijven opbouwen van de gebruikers en hun behoeften, en die gegevens gebruiken om een op maat gemaakt trainingspakket samen te stellen dat voldoet aan de behoeften van de verschillende gebruikers binnen de Travis Perkins Group", ontwikkelt Ash verder.

Wat zit er in een security governance review?

Het security en governance review van Qodea omvat 5 belangrijke gebieden:  Systeemtoegang en authenticatie, Service Settings, Mobile Device Management, Response & Prepare en Monitoring.

Degenen die de review ondergaan zijn, kunnen er zeker van zijn dat het platform veilig is. Een Qodea Customer Success Manager (CSM) zal de review voltooien, waarbij Qodea en Google samen beveiligingsinstellingen aanbevelen op de Workspace admin console. De CSM zal vervolgens kijken naar het beheer van systeemtoegang, servicespecifieke instellingen en het beheer van apparaten. Op basis van de bevindingen wordt een actieplan opgesteld voor een optimale beveiliging.

Een van de belangrijkste acties is het identificeren van gebieden met een technical debt, zoals Mail Security Gateway. Google's wereldleidende SPAM Phishing Machine Learning kan gemakkelijk omgaan met mail security gateway protocollen, waardoor andere tools overbodig worden. Qodea kan daarbij ook helpen e-mailbeveiliging protocollen te herzien en blacklists te migreren naar Google. Dit project is inmiddels in volle gang. Het helpt Travis Perkins kosten te besparen en de e-mailbeveiliging te verbeteren; dit alles met behulp van de bestaande functies van Google.

Legacy achterlaten met een blik op de toekomst

Veel mensen beginnen hun carrière met het gebruik van Microsoft office. Gemma benadrukt: "Het kost voor sommige organisaties tijd om te begrijpen hoe Google Workspace werkt. Microsoft kan hetzelfde doen op vijf verschillende manieren, terwijl je bij Google alles op één plek hebt."

Brett Jackson, Head of Client Services over de toekomst: "Ik kijk uit om de komende jaren samen met Qodea onze Google-mogelijkheden te verbeteren. Focus ligt daarbij op het gebruik van meer Google-technologie en minder tooling van derden."