CTS levert Workspace migratie voor Greetz

In de loop van twee decennia is Greetz, en hun moederbedrijf Moonpig, een begrip geworden en verkoopt het een reeks producten voor elke gelegenheid – van verjaardagen tot jubilea en alle mijlpalen daartussenin.

De snelle en handige service floreerde en ze werd de toonaangevende e-commerce bestemming voor mensen die gepersonaliseerde wenskaarten, bloemen en geschenken wilden sturen.

Uitdaging

In 2019 is The Moonpig Group ontstaan na een afsplitsing van online fotodrukkerij Photobox Group. Hierdoor stond Moonpig Group voor de uitdaging om de twee groepen te splitsen. Met de steun van Qodea, de grootste toegewijde Google Cloud-partner in Europa, scheidden ze de Moonpig- en Greetz-accounts van de Photobox Group, waardoor een nieuwe Moonpig groep ontstond, met de Moonpig- en Greetz-subtakken die ermee verbonden waren. Het was van vitaal belang om ervoor te zorgen dat klant- en operationele gegevens naadloos werden geïntegreerd, met zo min mogelijk verstoring van de dagelijkse activiteiten.

Dit proces omvatte een overgangsperiode van twee weken, waarin Qodea met korte termijn oplossingen kwam om de operatie draaiende te houden. Wegens een verandering in het management en teams die gewend waren Microsoft Office te gebruiken, zorgde Qodea voor interne trainingssessies, waaronder 15 onboarding video’s om de verandering tussen platforms te stroomlijnen.

Oplossing

Verandermanagement 

In 2022 kocht Moonpig Group BuyaGift en Red Letter Days. Beide organisaties gebruikten Microsoft Office en daarom hielp Qodea in 2023 bij hun migratie naar Google Workspace. Om een soepele overgang te garanderen, heeft Qodea een op maat gemaakt communicatieplan opgesteld om de impact van de migratie te minimaliseren, in een tijd waarin het bedrijf meerdere veranderingen tegelijkertijd onderging. 

Het communicatieplan richtte zich op drie mijlpalen voor gebruikers ter voorbereiding op de migratie:

• Pre-migratie taken
• On-the-day taken
• Post-migratie/ad-hoc taken

Om de risico’s te beperken, werden voor elke mijlpaal duidelijke deadlines vastgesteld en werd een escalatieproces ingevoerd om de ondersteuning van eindgebruikers af te handelen terwijl de nieuwe interne servicedesk via Slack werd voorbereid. Aangezien Moonpig Group Slack gebruikte als dagelijks communicatiekanaal, waren aanvullende trainingsmaterialen, instructies en aanmeldingslinks voor de trainingssessies te vinden op een speciale supportsite.

Training en support

Qodea bood Moonpig-medewerkers door een instructeur geleide online sessies en trainingsvideo’s aan. Er werden na de migratie extra support sessies gepland om gebruikers te helpen bij het instellen van hun nieuwe Google Workspace omgeving en om verdere hulp te bieden bij dagelijkse taken en de migratie. 33% van de gebruikers was zenuwachtig voordat ze de training afronden, maar dankzij de ondersteuning van Qodea waren alle gebruikers enthousiast over het gebruik van Google. De migratie, ondersteuning en training van Qodea zorgden voor een positieve ervaring voor alle medewerkers.

Jay Patel, Director of IT and Security bij Moonpig Group merkte op: “Wetende dat mijn teams, of dat nu beveiliging of IT is, Qodea kunnen bereiken met al hun vragen, en wetende dat ze tijdig een antwoord zullen krijgen, maakt ieders leven makkelijker. In de loop van de tijd hebben we een sterke relatie met Qodea opgebouwd, vooral tijdens de migratie van onze overgenomen bedrijven, en elke overgang verliep naadloos. Het is een eerbetoon aan alle betrokkenen.”

Vertrouwde Partner 

Na een reeks succesvol afgeronde projecten is CTS sindsdien een van de vertrouwde Google-partners van Moonpig geworden, die derdelijns ondersteuning biedt aan het interne servicedesk team van Moonpig voor Google Workspace-problemen. De accountmanagers van Moonpig Group hebben als ze vragen hebben ook direct toegang tot CTS, wat essentieel is binnen zo’n snelle zakelijke omgeving.

De toekomst

Door Qodea als partner te kiezen, hebben medewerkers van The Moonpig Group nu de mogelijkheid om naadloos via Google Workspace te werken en het aanbod van licentieverleners verder uit te breiden.

“Vanaf dag één heeft Qodea correct geanticipeerd op elke verschuiving in vereisten en precies begrepen wat we nodig hebben – of dat nu verbeterde beveiliging is of het leveren van de gegevens/inzichten die nodig zijn om ervoor te zorgen dat we ons gebruik van Workspace maximaliseren. Ze bieden een pragmatische benadering van onze verzoeken en gaan elke uitdaging aan met een positieve, probleemoplossende houding.” Hij vervolgt: “Voor ons was de acceptatie van Qodea zowel noodzakelijk als revolutionair, en het ondersteuningssysteem is van onschatbare waarde voor ons bedrijf geworden, en ik hoop dat deze relatie zich in de toekomst blijft ontwikkelen.”