Medux verbetert en versnelt cliëntenzorg met Google Cloud

Medux besloot haar  IT-operatie te funderen op Google Cloud. Qodea staat hen bij om de volle potentie van Google cloud technologie te ontsluiten, inclusief managed services.

Het bedrijf

Medux is een gevestigde naam in de zorg. Al jaren verhogen ze de kwaliteit van leven van veel Nederlanders, van jong tot oud. Dat doen ze door een scala aan hoogwaardige medische hulpmiddelen en diensten te leveren aan zorginstellingen en aan eindgebruikers. Van steunkousen tot borstkolf en geavanceerde aangepaste rolstoelen. Alles kan. Het assortiment is enorm en bijna elke situatie vereist maatwerk. Ook de distributie is maatwerk, elke gemeente en iedere zorginstelling heeft zijn eigen contract en er zijn talloze verzekeraars betrokken. En het gaat om gevoelige persoonsgegevens, die wil je goed beveiligen. Dat alles brengt een berg administratie met zich mee. Hoe soepeler dat loopt, hoe meer en hoe beter mensen geholpen kunnen worden.

De uitdaging

Medux wilde haar werkprocessen stroomlijnen. De oude on-premise structuren moesten plaatsmaken voor webbased en flexibele technologie, waarbij de veiligheid zo mogelijk verder verbeterd werd. Daarom besloot Medux in 2017 haar IT-operatie te funderen op Google Cloud. Dat moest niet alleen de organisatie klaar maken voor de toekomst, maar ook nieuwe services mogelijk maken om de hulp aan cliënten te verbeteren. Qodea staat hen sindsdien bij om de volle potentie van Google cloud technologie te ontsluiten.

De samenwerking

Online samenwerken

Medux startte met Google Workspace in de cloud. Qodea begeleidde hen met de technische implementatie, de migratie en een deel van de adoptie.

Silvia Woudberg, product owner online bij Medux: “Waar onze medewerkers voorheen on-premise werkten en van afstand inlogden met een trage Citrix-verbinding, konden ze nu ineens online samen aan hetzelfde document werken. Bovendien werken veel van onze medewerkers op locatie waar ze met een tablet in de hand een cliënt adviseren. Ze konden op die tablet ineens snel de relevante informatie ophalen, dat samen met hun cliënt ter plaatse doorspreken en zo de beste hulpmiddelen adviseren. Een wereld van verschil.”

Hosting cruciale website Medipoint

Al snel volgde een project voor Medipoint, een werkmaatschappij die rechtstreeks aan cliënten levert. De website is daarvoor cruciaal, maar die presteerde niet meer goed. Met name de front-end en de toegankelijkheid waren toe aan vernieuwing, waarvoor een team van acht verschillende partijen samenwerkten. Qodea mocht de hosting verzorgen. Dat was precair, het betrof gevoelige persoonsgegevens en de beoogde gebruikersvolumes waren ook fors: 15.000 sessies per uur waren niet ongebruikelijk.

Woudberg: “Qodea oversteeg haar eigen opdracht en adviseerde hoe andere disciplines zoals front-end konden bijdragen aan een beter eindresultaat. We hebben hen ervaren als een prettige sparringpartner die luistert naar wensen, doorvraagt, consequenties benoemt en daarna meedenkt hoe dat praktisch is te realiseren. Dat gaf inzicht en maakte onze keuzes makkelijker.”

Specifiek Wmo-portaal  op Google Cloud

Gemeenten vormen een bijzondere groep klanten van Medipoint. Ashwinie Gopie, product owner API integratie bij Medux: “Daar kloppen alle cliënten aan die volgens de Wet Maatschappelijke Ondersteuning recht hebben op hulpmiddelen. De talrijke Wmo-consulenten van die gemeenten adviseren hun cliënten over het best passende hulpmiddel en bestellen deze bij Medipoint. Deze Wmo-consulenten verdienden een eigen portaal om hun werkprocessen te stroomlijnen. We vroegen Qodea om dat samen met ons te ontwikkelen.”

Samen werden het ontwerp en alle gewenste functionaliteiten uitgedacht, waarna Qodea front-end development verzorgde, de usability en hosting. Gopie: “In dit traject konden we veel wensen realiseren, bijvoorbeeld een filter op gebruiker. Wanneer een consulent inlogt, worden uitsluitend de door die gemeente gecontracteerde zorgmiddelen getoond. Daarnaast worden alle lopende aanvragen gepresenteerd in een overzicht. Zo ziet de consulent van elke aanvraag direct wat de status is en welke stappen nog doorlopen moeten worden, iets waar voorheen geen zicht op was. Bovendien krijgt hij een melding wanneer er actie van hem benodigd is, bijvoorbeeld wanneer er een offerte beoordeeld moet worden. Zo helpen we de Wmo-consulent zijn werk makkelijker en sneller te doen én kan hij zijn cliënt beter informeren.”

Succes verzekerd met Managed Services

Als onderdeel van deze samenwerking levert Qodea Medux doorlopend Managed Services aan om ervoor te zorgen dat hun website en Wmo portaal soepel blijven werken. Deze diensten omvatten proactieve monitoring en alarmering, alsmede ondersteuning voor het oplossen van incidenten. Dit geeft Medux het vertrouwen dat, als er buiten kantooruren een probleem optreedt, de experts van Qodea in staat zullen zijn om dit op te lossen en hun portal draaiende te houden.

Gopie: “De betrokken mensen van Qodea pakken issues voortvarend en klantgericht op, de lijnen zijn kort. Zo ook bij de onvermijdelijke ‘unhappy flows’, waaraan Qodea niet alleen technisch opvolging geeft, maar ook proactief in gesprek gaat met onze business. Onze medewerkers voelden zich gehoord en uitstekend geholpen. Het is echt een meerwaarde dat Qodea onze business zo goed begrijpt.”

Het resultaat

Al met al slaagt Medux er goed in om met IT de dienstverlening aan hulpbehoevende cliënten te stroomlijnen. Zowel via eigen mensen als via de Wmo-consulenten van gemeenten verloopt de dienstverlening makkelijker en sneller. Een direct gevolg van het transparanter maken van de werkprocessen.

Silvia Woudberg besluit: “De volgende stap is het werkproces niet alleen transparant communiceren, maar ook delen ervan te automatiseren. Dan kunnen we nog efficiënter werken. Daar werken we al aan, wederom samen met Qodea. Want ze verdiepen zich goed in onze belangen en zijn uitstekend in staat proactief mee te denken. Afgelopen jaren hebben ze zich een vaste waarde getoond. Qodea is een partner van meerwaarde, met wie we heel prettig samenwerken."