De gemeenteraad van Manchester stimuleert de productiviteit en samenwerking

De gemeenteraad van Manchester (MCC) is het lokale bestuursorgaan voor Manchester, een stad en een grootstedelijke gemeente in Groot-Manchester, Engeland. Met meer dan 7.000 werknemers en 530.000 inwoners had MCC een manier nodig om partners en inwoners samen te brengen om efficiënter samen te werken en te werken.

De organisatie

De gemeenteraad van Manchester (MCC) is het lokale bestuursorgaan voor Manchester, een stad en een grootstedelijke gemeente in Groot-Manchester, Engeland. MCC zorgt voor meer dan 530.000 inwoners en streeft ernaar de hele stad te ondersteunen door diensten te leveren en de ervaring van hun inwoners te verbeteren.

Als democratische entiteit wordt de raad geleid door 96 gekozen leden, drie voor elk van de 32 kiesdistricten van Manchester. Om diensten voor de stad te leveren, heeft de raad meer dan 7000 medewerkers in dienst, waarvan velen gevestigd zijn in het stadhuis van Manchester en de uitbreiding van het stadhuis en op meer dan 150 locaties in de stad.

De uitdaging

De ICT-uitdagingen van MCC zijn gebaseerd op de noodzaak om financiële besparingen te realiseren, een verouderd ICT-systeem en de behoefte om de Raad, haar partners en inwoners dichter bij elkaar te brengen om efficiënter samen te werken en te werken voor het welzijn van de stad. Het omgaan met financiële uitdagingen betekent nieuwe manieren vinden om meer te leveren voor minder geld.

Met meer dan 7.000 werknemers en 530.000 inwoners erkende MCC een echte behoefte om een moderne IT-strategie te ontwikkelen die verbeterde mogelijkheden voor het personeel zou bieden. Dit zou inhouden dat Lotus Notes voor e-mail en agenda zou worden vervangen en dat de samenwerking en efficiëntie van het personeel zou worden verbeterd.

E-mails met bijlagen die moeten worden gedownload, bijgewerkt en opnieuw verzonden, waren inefficiënt en kunnen frustrerend worden. Ze moesten het probleem heroverwegen en hun manier van werken transformeren. Met de functionaliteit van de documentbewerkingstools van Google Workspace (Docs, Sheets, Slides) om samen aan één document te werken - waardoor het volledig overbodig wordt om bijlagen te verzenden - erkenden medewerkers van MCC snel de voordelen en hoe ze beter met elkaar kunnen communiceren.

De oplossing

MCC besloot om hun manier van werken te transformeren en over te stappen naar Google Workspace, zodat ze hun diensten op een heel andere en betere manier kunnen leveren.

Als onderdeel van hun initiële strategie heeft MCC duizenden nieuwe smartphones, tablets en laptops uitgerold om meer flexibiliteit en mobiel werken mogelijk te maken. Hun belangrijkste focus was om hun personeel de juiste tools te bieden waarmee ze flexibel kunnen werken met cloudgebaseerde apps; Gmail, Agenda, Spreadsheets, Documenten, Presentaties, Drive, Hangouts en Chat.

Met zo'n verandering in de organisatie, namen ze de beslissing dat Qodea zou helpen bij de implementatie van de technologie en hun expertise zou gebruiken om de organisatie te helpen de technologie en de slimmere manier van werken te omarmen.

In de aanloop naar en tijdens de eerste week van de migratie hielpen Google, Qodea en het MCC-projectteam en zorgden ervoor dat het personeel de verandering van technologie ging gebruiken.

Qodea trainde ook meer dan 700 Google-gidsen - MCC's eigen personeel - die de implementatie over teams en locaties ondersteunden en hun collega's hielpen de tools te begrijpen en te gebruiken.

Het succes van de implementatie van Google Workspace heeft een enorm positieve impact gehad op de gemeenteraad van Manchester en heeft de manier waarop de organisatie werkt en met elkaar communiceert volledig veranderd.