Het meeste uit Google Workspace halen met DK

DK begon in 1974 als een boekverpakkingsbedrijf en maakte in 1982 de overstap naar uitgeverij. DK is een wereldwijd bedrijf dat gespecialiseerd is in geïllustreerde naslagwerken, bekend om het gebruik van afbeeldingen en illustraties om onderwerpen uit verschillende genres te verkennen, voor alle leeftijden in meer dan 60 talen. Ze maken nu deel uit van Penguin Random House, een dochteronderneming van het Duitse mediaconglomeraat Bertelsmann.

De uitdaging

DK gebruikte Google Workspace al als interne samenwerkingstool en wilde betere samenwerking in het hele bedrijf stimuleren. Dit was een geweldige kans om licenties te optimaliseren, de beveiliging te verbeteren en medewerkers te ondersteunen met doorlopende training om het meeste uit Workspace te halen. De overstap van DK naar hybride werken betekende dat meer mensen op afstand werkten, wat uitdagingen met zich meebracht voor de beste manier om deze medewerkers te ondersteunen op het gebied van het delen van bestanden en toegang, onboarding en training. Met regelmatige updates van Google moest DK ervoor zorgen dat medewerkers op de hoogte bleven van de laatste informatie.

De oplossing

Contentbeheer

DK maakte aan het begin van de pandemie een belangrijke overstap naar Google Drive en kon snel meer dan 100 TB aan creatieve inhoud verplaatsen, gebruikmakend van de onbeperkte opslag in Google Drive. Qodea hielp bij het ontwikkelen van tools om workflows in Google Drive te ondersteunen, waaronder het automatiseren van het aanmaken van gedeelde drives, met variabele mapstructuren. Voorheen was dit een zeer handmatige taak, maar DK heeft nu het aanmaken van meer dan 1500 Shared Drives geautomatiseerd.

Licentie-optimalisatie

Het proces van het beoordelen van gedeelde mailboxen kan vaak handmatig en tijdrovend zijn, dus DK zocht naar manieren om dit te innoveren en te verbeteren. Het doel van het beoordelen van gedeelde mailboxen was om de efficiëntie rond de distributie van licenties te verbeteren, maar het beoordelingsproces zelf bleek inefficiënt te zijn. De licentie-optimalisatieworkshop van Qodeea identificeerde gebieden waar licenties konden worden verminderd. Bijvoorbeeld van gebruikers die de afgelopen 12 maanden niet zijn aangemeld bij Google Workspace en waarschijnlijk geen licentie meer nodig hebben. Na de workshop hielp Qodea het aantal licenties aanzienlijk te verminderen, van 1200 naar 959.

Als onderdeel van de workshop werd de Shared Mailbox Analyzer van Qodea besproken, die aan DK werd gegeven. Deze Shared Mailbox Analyzer hielp DK om hun gedeelde mailboxen met 96 te verminderen. Het implementeren van dit App Script helpt elke organisatie om personeel vrij te maken om zich te concentreren op de grotere items, omdat het de beoordeling van gedeelde mailboxen autonomer beheert, in tegenstelling tot veel handmatige inspanning.

Virtuele Escape Room

Google Workspace is van nature een ongelooflijk collaboratieve tool. Om hier afdelingoverschrijdend beter gebruik van te maken, organiseerde Qodea een interactieve virtuele escape room met DK die Google Workspace-applicaties gebruikt om cryptische aanwijzingen op te lossen en uit de virtuele ruimte te ontsnappen. De eerste sessie werd gehouden met IT en hun Google Champion-netwerk, en kreeg veel aanmoediging en ondersteuning. Er is nu een visie om dit in de toekomst intern regelmatig uit te rollen om teams te helpen effectiever met het platform en met elkaar te communiceren.

Training en ondersteuning

DK wilde ook dat medewerkers op de hoogte bleven van nieuwe Google Workspace-functies die Google regelmatig uitbracht. Qodea leverde 'Tip van de week' aan het IT-team en Google Champions, dat vervolgens werd verspreid naar het bredere bedrijf. DK had al mensen in het bedrijf geïdentificeerd om deel te nemen aan een Google Champions-project, maar Qodea ondersteunde dit door een kalender met activiteiten van 6 maanden op te stellen om ze betrokken en actief te houden. Dit omvatte het leveren van planningsdocumenten, checklists en het delen van tips om het meeste uit Workspace te halen.

Een andere manier waarop Qodea de acceptatie van Google Workspace door gebruikers vergrootte en medewerkers bij DK meer mogelijkheden gaf, was door middel van gratis microtrainingssessies, waarbij training werd aangeboden in kortere, meer gerichte sessies die passen in drukke schema's. Een Qodea-trainer geeft deze sessies in het openbaar en heeft sinds de uitrol meer dan 150 DK-registraties en geweldige feedback van deelnemers gehad. Dit heeft geresulteerd in exclusieve, op maat gemaakte microtraining die voor de komende 12 maanden is gepland.

Security

Als onderdeel van het ondersteunen van DK bij hun online security, heeft Qodea een Security and Governance Workshop uitgevoerd en op basis daarvan een lijst met aanbevelingen opgesteld voor DK om hun beveiliging te verbeteren in overeenstemming met best practices. De overstap naar meer digitale manieren van werken door het gebruik van Google-technologie heeft geleid tot een echte cultuurverandering in het hele bedrijf en Qodea is verheugd DK hierbij te hebben geholpen.