Qodea signe, scelle et livre pour Moonpig Group

En plus de deux décennies, Moonpig est devenu un nom familier, vendant une gamme de produits pour chaque occasion - des anniversaires aux anniversaires de mariage et tous les moments importants entre les deux.

Le service rapide et pratique a prospéré, Moonpig devenant la première destination de commerce électronique pour ceux qui cherchent à envoyer des cartes de vœux personnalisées, des fleurs et des cadeaux.

• Gestion du changement
• Formation et assistance
• Partenaire de confiance

Défi

En 2019, le groupe Moonpig (y compris Greetz aux Pays-Bas) a été formé suite à une séparation de la société d'impression photo en ligne Photobox Group. Après la séparation, Moonpig Group a été confronté au défi de la fusion de deux domaines. Avec le soutien de Qodea, le plus grand partenaire Google Cloud dédié en Europe, le groupe a séparé les domaines Moonpig et Greetz du groupe Photobox, créant un nouveau domaine Moonpig Group, auquel les sous-domaines Moonpig et Greetz se connectent. Il était vital de s'assurer que les données clients et opérationnelles soient intégrées de manière transparente avec le moins de perturbations possible pour ses opérations quotidiennes.

Ce processus a impliqué une période de transition de deux semaines, au cours de laquelle Qodea a conçu des solutions à court terme visant à maintenir les opérations en cours d'exécution. Avec un changement de direction et des équipes habituées à utiliser Microsoft Office, Qodea a fourni des sessions de formation internes, notamment 15 vidéos de démarrage pour l'intégration afin de gérer efficacement le changement entre les plateformes.

Solution

Gestion du changement

En 2022, Moonpig Group a racheté BuyaGift et Red Letter Days. Les deux organisations utilisaient Microsoft Office, et en 2023, Qodea a aidé à leur migration vers Google Workspace. Pour assurer une transition en douceur, Qodea a créé un plan de communication sur mesure pour aider à minimiser l'impact de la migration, à un moment où l'entreprise menait simultanément plusieurs initiatives de changement.

Le plan de communication s'est concentré sur trois étapes clés pour que les utilisateurs se préparent à la migration :

• Tâches préalables à la migration
• Tâches du jour J
• Tâches post-migration/ad hoc

Pour atténuer les risques, des délais clairs ont été établis pour chaque étape et un processus d'escalade a été mis en place pour gérer le support des utilisateurs finaux tout en préparant son nouveau service d'assistance interne via Slack. Moonpig Group utilisant Slack comme canal de communication quotidien, des supports de formation, des instructions et des liens d'inscription aux sessions de formation supplémentaires ont été mis à disposition sur un site d'assistance dédié.

Formation et assistance

Qodea a proposé des sessions à distance animées par un instructeur et des vidéos de formation aux employés de Moonpig. Des sessions d'assistance supplémentaires ont été programmées après la migration pour aider les utilisateurs à configurer leurs nouveaux paramètres Google Workspace et pour fournir une aide supplémentaire concernant les tâches du jour J ou post-migration. 33 % des utilisateurs étaient anxieux avant de suivre la formation, mais grâce au soutien de Qodea, tous les utilisateurs étaient enthousiastes à l'idée d'utiliser Google. La migration, l'assistance et la formation fournies par Qodea ont rendu l'expérience positive pour tous les employés.

Jay Patel, directeur informatique et sécurité chez Moonpig Group, a commenté : "Savoir que mes équipes, qu'il s'agisse de la sécurité ou de l'informatique, peuvent contacter Qodea pour toute question qu'elles se posent, et savoir qu'elles obtiendront une réponse en temps opportun, simplifie la vie de chacun. Au fil du temps, nous avons établi une relation solide avec Qodea, en particulier lors de la migration de nos sociétés acquises, et chaque transition s'est déroulée sans heurts. C'est un témoignage pour toutes les personnes impliquées."

Partenaire de confiance

Suite à une série de projets menés à bien, Qodea est depuis devenu l'un des partenaires Google de confiance de Moonpig, fournissant un support de niveau 3 à l'équipe du service d'assistance interne de Moonpig pour les problèmes liés à Google Workspace. Les responsables de compte de Moonpig Group ont également un accès direct à Qodea s'ils ont des questions, ce qui est essentiel dans un environnement aussi dynamique.

Perspectives d'avenir

En choisissant Qodea comme partenaire, le personnel de Moonpig Group a désormais la possibilité de travailler de manière transparente via Google Workspace et de continuer à étendre la portée de ses concédants de licence.

"Dès le premier jour, Qodea a correctement anticipé tout changement dans les besoins et a compris exactement ce dont nous avions besoin, qu'il s'agisse d'améliorer la sécurité ou de fournir les données/informations nécessaires pour garantir que nous maximisons notre utilisation de Workspace. Ils adoptent une approche pragmatique de nos demandes et relèvent tous les défis avec une attitude positive et axée sur la résolution des problèmes." Il poursuit : "Pour nous, l'adoption de Qodea a été à la fois nécessaire et révolutionnaire, et elle est devenue un système de soutien inestimable pour notre entreprise, et j'espère que cette relation continuera à se développer à l'avenir."