Tirer le meilleur parti de Google Workspace avec DK

DK a débuté en 1974 en tant qu'entreprise d'emballage de livres et est passé à l'édition en 1982. DK est une entreprise mondiale spécialisée dans les ouvrages de référence illustrés, bien connue pour son utilisation de graphiques et d'illustrations pour explorer des sujets couvrant de nombreux genres, pour tous les âges dans plus de 60 langues. Ils font désormais partie de Penguin Random House, qui est une filiale du conglomérat allemand de médias Bertelsmann.

Le Défi

DK utilisait déjà Google Workspace comme outil de collaboration interne et souhaitait favoriser une meilleure collaboration dans toute l'entreprise. Ce fut une excellente occasion d'optimiser les licences, d'améliorer la sécurité et de soutenir les employés grâce à une formation continue pour tirer le meilleur parti de Workspace. Le passage de DK au travail hybride a entraîné un plus grand nombre de personnes travaillant à distance, ce qui a posé des défis quant à la meilleure façon de soutenir ces employés en termes de partage de fichiers et d'accès, d'intégration et de formation. Avec les mises à jour régulières de Google, DK devait tenir les employés informés des dernières informations.

La solution

Gestion de contenu

DK a fait un pas important vers Google Drive au début de la pandémie et a pu déplacer rapidement plus de 100 To de contenu créatif, en utilisant son stockage illimité dans Google Drive. Qodea a aidé à développer des outils pour prendre en charge les flux de travail dans Google Drive, notamment en automatisant la création de lecteurs partagés, contenant des structures de dossiers variables. Auparavant, il s'agissait d'un travail très manuel, mais DK a maintenant automatisé la création de plus de 1 500 lecteurs partagés.

Optimisation des licences

Le processus d'examen des boîtes aux lettres partagées peut souvent être manuel et prendre du temps, DK cherchait donc des moyens d'innover et de l'améliorer. L'objectif de l'examen des boîtes aux lettres partagées était d'améliorer l'efficacité de la distribution des licences, mais le processus d'examen lui-même s'est avéré inefficace. L'atelier d'optimisation des licences de Qodeea a identifié les domaines dans lesquels les licences pourraient être réduites. Par exemple, des utilisateurs qui ne se sont pas connectés à Google Workspace au cours des 12 derniers mois et qui n'ont probablement plus besoin d'une licence. Suite à l'atelier, Qodea a contribué à réduire considérablement le nombre de licences, passant de 1 200 à 959.

Dans le cadre de l'atelier, l'analyseur de boîtes aux lettres partagées de Qodea a été discuté, qui a été remis à DK. Cet analyseur de boîtes aux lettres partagées a aidé DK à réduire ses boîtes aux lettres partagées de 96. Le déploiement de ce script d'application aide toute organisation à libérer du personnel pour se concentrer sur les éléments plus généraux, car il gère l'examen des boîtes aux lettres partagées de manière plus autonome, par opposition à de nombreux efforts manuels.

Escape Game Virtuelle

Google Workspace est par nature un outil incroyablement collaboratif. Pour mieux l'utiliser dans tous les départements, Qodea a organisé un escape game virtuel interactif avec DK qui utilise les applications Google Workspace pour résoudre des énigmes cryptiques et sortir de la salle virtuelle. La première session s'est tenue avec l'équipe informatique et leur réseau Google Champion, et a reçu beaucoup d'encouragements et de soutien. Il est désormais envisagé de le déployer en interne à l'avenir de manière régulière pour aider les équipes à interagir plus efficacement avec la plateforme et entre elles.

Formation et accompagnement

DK souhaitait également tenir les employés informés des nouvelles fonctionnalités de Google Workspace que Google publiait régulièrement. Qodea a fourni le « Conseil de la semaine » à l'équipe informatique et aux Google Champions, qui a ensuite été distribué à l'ensemble de l'entreprise. DK avait déjà identifié des personnes au sein de l'entreprise pour participer à un projet Google Champions, mais Qodea a soutenu cela en créant un calendrier d'activités sur 6 mois pour les maintenir engagés et actifs. Cela comprenait la fourniture de documents de planification, de listes de contrôle et le partage de conseils pour tirer le meilleur parti de Workspace.

Un autre moyen par lequel Qodea a accru l'adoption de Google Workspace par les utilisateurs et a responsabilisé les employés de DK consistait à organiser des sessions de micro-formation gratuites, offrant une formation en sessions plus courtes et plus ciblées pour s'adapter aux horaires chargés. Un formateur Qodea dispense ces sessions publiquement et, depuis son déploiement, a enregistré plus de 150 inscriptions DK et d'excellents commentaires de la part des participants. Cela a abouti à la planification d'une micro-formation exclusive et sur mesure pour les 12 prochains mois.

Sécurité

Dans le cadre de son aide à DK en matière de sécurité, Qodea a organisé un atelier sur la sécurité et la gouvernance et, à partir de celui-ci, a fourni une liste de recommandations à DK pour améliorer sa sécurité conformément aux meilleures pratiques. Le passage à des modes de travail plus numériques grâce à l'adoption de la technologie Google a conduit à un véritable changement de culture dans toute l'entreprise et Qodea est ravi d'avoir aidé DK à conduire ce changement.